Trackit, ITIL altyapısı kullanarak oluşturulmuş bir yardım masası yazılımıdır. Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü, Kayıt ve Kabul Ofisi, Finans ve Muhasebe, İnsan Kaynakları, Satın Alma ve Teknik birimler gibi pek çok bölüm tarafından kullanılmaktadır.

Trackit üzerinde vakalar, sorunlar, değişiklikler, satın alma siparişleri ve varlıklar takip edilebilir. Hizmet kataloğumuzda tüm sorunlar kataloglanmıştır; böylelikle kullanıcılar girecekleri sorunları kolayca seçebilir.

Talep açmak için lütfen https://trackit.ku.edu.tr adresini ziyaret ediniz.

Satınalma Talebi

Satınalma işlemleri, sistemde talep belgesi oluşturulması ile başlar. Satınalma Bölümünün fiyat ve tedarikçi tespiti yapması ve Üniversite satınalma prosedürüne göre işlemlere devam etmesi için Satınalma Talep Belgesi (SAT) oluşturulmalıdır. Talep belgesi oluşturulmadan yapılan alımlar, Satınalma Bölümü sorumluluğu dışında departman harcaması statüsünde yapılan harcamalar olarak değerlendirilir. Sadece talep belgesi açıldığında iligli alımdan sorumlu satınalmacı ataması yapılır.

Satınalma dışı departman harcamaları için talep belgesi oluşturulamaz. Bu durumda işlemi yapan bölüm kendi sorumluluğunda direkt olarak sipariş belgesi (SAS) oluşturur.

Satınalma talep belgeleri, sipariş belgesi onay stratejilerine ve işlem tiplerine göre dört ana belge türünde takip edilmektedir. Bu türlere ait detaylı açıklamaları aşağıda bulabilirsiniz.

1-Demirbaş Talepleri (ZDMB Belge Türü):

Bu belge türü mobilya, cihaz, araç-gereç, makina vs.yani yatırım kalemleri ile ilgili satınalma işlemleri için kullanılır. Sözkonusu işlemlerde 2013 yılı için 800 TL den yüksek tutarlı alımlar demirbaş olarak değerlendirilmeli, uygun amortisman ve duran verlık kayıtlarının yapılması sağlanmalıdır. Talep eden referans teklif ile Satınalma’dan talepte bulunabilir. Satınalmacı gerekli araştırmaları tamamlayarak nihai fiyat, tedarikçi ve teslim tarihi bilgisini talep belgesine işler. Sistem bu aşamada talep edene mail ile bilgi verir. Talep eden için fiyat, tedarikçi ve teslim süresi uygun ise talep belgesini sipariş belgesine çevirir.

Demirbaş Talebi Sistem Süreci

Demirbaş Talebi Oluşturma Yardımı

2-Katalog Ürünü Talepleri (ZKTG Belge Türü):

Bu belge türü, Satınalma Ofisinin yıllık olarak sözleşme ile fiyat ve tedarik koşullarını belirlediği, sistem veri tabanında fiyat ve tedarikçi bilgi kayıtları olan ürün ve malzemelerin satınalma işlemleri için kullanılır. Fiyat ve tedarikçi araştırması yapılmayacağı çin sistemde kayıtlı fiyat, tedarikçi ve teslim süresi bilgileri ile talep eden talep belgesini hemen siparişe çevirebilir.

Katalog Ürünü Talebi Sistem Süreci

Katalog Ürünü Talebi Oluşturma Yardımı

3-Diğer Mal Ve Hizmet Talepleri (ZHIZ Belge Türü):

Bu belge türü talep edenin sınırlı bilgisinin olduğu, Satınalma Ofisinin piyasa araştırması yapması gereken demirbaş ve katalog ürünü haricindeki her türlü mal ve hizmet satınalma işlemi için kullanılır. Satınalmacı gerekli araştırmaları tamamlayarak nihai fiyat, tedarikçi ve teslim tarihi bilgisini talep belgesine işler. Sistem bu aşamada talep edene mail ile bilgi verir. Talep eden için fiyat, tedarikçi ve teslim süresi uygun ise talep belgesini sipariş belgesine çevirir.

Diğer Mal ve Hizmet Talepleri Sistem Süreci

Diğer Mal ve Hizmet Talebi Oluşturma Yardımı

4-Akademik Proje Talepleri (ZPAL Belge Türü):

Bu belge türü sipariş onay süreci ve tedarik koşulları Üniversite için yapılan alımlardan farklı olan her türlü Akademik Proje satınalma işlemleri için kullanılır. Talep eden referans teklif ile Satınalma’dan talepte bulunabilir. Satınalmacı gerekli araştırmaları tamamlayarak nihai fiyat, tedarikçi ve teslim tarihi bilgisini talep belgesine işler. Sistem bu aşamada talep edene mail ile bilgi verir. Talep eden için fiyat, tedarikçi ve teslim süresi uygun ise talep belgesini sipariş belgesine çevirir.

Akademik Proje Talepleri Sistem Süreci

Akademik Proje Talebi Oluşturma Yardımı

Satınalma Siparişi

Satınalma Bölümünün ve talep edenin ortak kararı ile oluşturulan talep belgeleri, tedarik sürecinin başlaması için Satınalma sipariş belgesine çevrilir. Sipariş belgeleri bütçe kotrol ve onay süreçlerinden geçtikten sonra satınalma işemrine dönüşür ve sorumlu satınalmacı tedarik sürecinin tamamlanması için işlemlere başlar.

Satınalma siparişi oluşması için minimum gereklilik; fiyat, tedarikçi ve teslimat tarihi bilgilerinin tam olduğu satınalma talep belgesinin oluşmuş olmasıdır. İşlem türlerine göre sipariş belgesi oluştururken zorunlu olarak doldurulması gereken bilgi alanları değişir.

Belge türleri ve onay stratejilerine göre sipariş belgesi oluşturma işlemleri aşağıda belirtilmiştir.

1-Demirbaş Siparişleri (ZDMB Belge Türü):

Demirbaş taleplerine satınalma bölümünün girdiği fiyat, tedarikçi ve teslim tarihi bilgileri talep eden için uygunsa; talep eden bütçe kontrollerinin yapılması ve yeterli bütçe varsa tedarik sürecinin başlaması için ilgili talep belgelerini sipariş belgesine çevirir. Onay süreçleri tamamlanan demirbaş sipariş belgesi satınalma iş emrine dönüşür.

Demirbaş Siparişleri Onay Süreci

Demirbaş Siparişi Sistem Süreci

Demirbaş Siparişi Oluşturma Yardımı

Sap Başlangıç İşlemleri

SAP Sistemini kullanmaya başlamak için öncelikle kullanıcı hesabı almalısınız.  Kullanıcı hesabınız oluşturulduktan sonra SAP Sistemine, SAP GUI programı ya da WEB GUI bağlantısı ile ulaşabilirsiniz.

Kullanıcı Hesabı Talebi

SAP Programının IT Desteği ile Kurulması

SAP Programını Kullanıcının Kurması (Windows)

SAP Programını Kulanıcının Kurması (MAC)

SAP Sistemine Giriş

SAP sistemine, bilgisayarınıza kurduğunuz Gui Programını çalıştırarak ya da Web Gui linki ile giriş yapabilirsiniz.

Eğer Üniversite dışında bir network üzerinden internet erişimi sağlıyorsanız VPN kullanmalısınız. VPN bağlantısı için Nasıl yaparım’ da VPN Bağlantısı‘na göz atabilirsiniz.

Sisteme ilk kez bağlanıyorsanız size iletilen geçici şifrenizi kalıcı şifreniz ile değiştirmeniz gerekmektedir. Kalıcı şifre oluşturma yardımı için linke tıklayınız. Şifre problemleriniz için şifre problemi durumunda linkinden oluşturacağınız istek ile IT sevis masasından yardım alabilirsiniz. Mevcut şifrenin değiştirilmesi için linke tıklayınız.

SAP Kullanıcı Ekranı Temel Bilgiler

SAP Kullanıcı Ekranı hesabınıza tanımlanmış olan işlemleri görüntüleyebildiğiniz ve bu işlemlere ulaşıp veri girişi yapmanızı sağlayan ana SAP ekranıdır. Kullanıcı ekranı ilk defa açıldığında yetkileriniz doğrultusunda tanımlanmış işlemler kullanıcı menüsü altında görüntülenir. Kullanıcı ekranınızı, favori menüsü oluşturarak ve bazı ekran ayarları yaparak özelleştirebilirsiniz.

SAP Açılış Ekranı

Teknik Adları Görüntülemek

Liste Anahtarlarını Görüntülemek

Kullanıcı Favori Menüsü Oluşturmak

Standart Favori Menüsü Yüklemek

Standart Favori Menüsündeki işlemler

SAP Sistemi İşlem ve Aktiviteler

Üniversite çapında yazılım lisansları Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü tarafından yönetilmektedir. Yazılım web sitesinde kullanılabilir yazılımların geniş bir listesi yer almaktadır.

Daha fazla bilgi için lütfen https://software.ku.edu.tr adresini ziyaret ediniz.